Этика телефонных переговоров — в помощь студенту

Этика телефонных переговоров - в помощь студентуОбщение с клиентами. Общение – это процесс, благодаря которому реализовываются взаимоотношение между людьми, и важный компонент, составляющий почти всю человеческую жизнь. Но общение, это непросто разговор людей, а целая коммуникационная система, составляющая из коммуникативных сторон, их взаимовлияние, этику, техники общения, и другие компоненты. В будничной жизни с близкими людьми человек не так сильно замышляется о том, какая интонация у него, тон голоса, и насколько качественную информацию он доносит. Но когда процесс общения тесно связан с работой и напрямую от него зависит, тогда человек должен владеть определенными техниками общения с клиентами, методами донесения информации и руководствоваться определенными правилами и этикой.

alt

Узнай стоимость своей работы

Бесплатная оценка заказа!

Оценим за полчаса!

Человек, имеющий дело с потребителями, должен делать общение способом достижения цели.

Профессиональное общение и навыки общения всегда имеют конечный положительный результат для продавца и клиента, который удовлетворил свои потребности и приобрел услугу.

Достижение взаимопонимания, исключение разногласий, привлечение человека, как постоянного потребителя – это главные цели общения с клиентами компании, которая старается сберечь репутацию.

Психология общения с клиентами

Представители компании, которая предоставляет какого-нибудь вида услуги, заинтересованы в том, чтобы привлечь все большее количество клиентов. Поэтому общение напрямую является инструментом их заработка.

Для того чтобы успешно и быстро продать товар или услугу, продавец должен владеть особыми навыками коммуникации, хорошо понимать чего он хочет и уметь грамотно составить план ведения переговоров, это обеспечит эффективное общение с клиентами по продажам.

alt

Узнай стоимость своей работы

Бесплатная оценка заказа!
Читайте также:  Планировка детского сада - в помощь студенту

Оценим за полчаса!

Знающий свой дело продавец, имеющий навыки общения с покупателями, перед тем, как предлагать свои услуги, размышляет, а чем бы собственно его самого это заинтересовало. То есть, ставит себя на место покупателя.

Также он пробует познать, как клиент видит его самого, поэтому приходится тренироваться перед зеркалом, чтобы знать какие имеются недостатки и их подправить. Продавец понимает, что должен контролировать все свои движения и слова.

Потому что малейшее неверное движение, неуместная жестикуляция или проявление недовольства может трактоваться покупателем, как сигнал о чем-то плохом и ненадежном, и напуганный, он уйдет, а продавец останется без прибыли.

Техники общения с клиентом. Наибольшее значение имеет встреча и первое впечатление. Именно от него зависит, будет ли человек соглашаться на предлагаемые услуги и сотрудничать с этой компанией. Для этого первым делом нужно создать все условия для комфорта.

Если он сам пришел в офис компании, тогда этот офис должен быть приятным, таким чтобы в нем хотелось находиться. Если это в магазине, тогда должны быть предусмотрены удобства, если на улице, то представитель компании должен предложить найти удобное место для разговора.

Потенциальный клиент должен чувствовать, что им опекаются, что его уважают, тогда и он сам откроется на встречу и проявит доверие.

Если разобрать процесс первого впечатление более подробно, то в нем можно выделить некоторые особенности, на которые надлежит обращать внимание, поскольку именно они, посредством представителя, формируют образ компании в глазах клиента.

Внешний вид играет очень большую роль, как известно, «встречают по одежке… ». Если представитель солидной компании будет одет в шорты и майку, и при этом говорить о деловых вещах, он не будет восприниматься серьезно.

Если компания солидна, или желает такой стать – ее работники должны выглядеть соответствующим образом, а значит, в деловом дресс-коде, аккуратные и чистые.

Когда человек общается с таким опрятным собеседником, ему самому хочется таким стать, с этого и начинается участливость клиента.

Во время знакомства необходимо смотреть собеседнику прямо в глаза, без настойчивости, но со вниманием, чтобы он чувствовал интерес к себе.

Часто люди считают, что по тому смотрит ли человек в глаза, можно легко понять врет ли он, так вот, если придерживаться этой недалекой мысли, то нужно смотреть в глаза клиенту и на все его вопросы отвечать тоже прямо в глаза, стараясь не соскальзывать взглядом в сторону. Главное, чтобы взгляд был спокойным, открытым и уверенным.

Рукопожатие является особенным способом связывания двух людей, хотя они еще ни о чем не говорили. При встрече необходимо первому подать руку человеку, и поздороваться не слишком крепко, и не очень мягко, но уверенно и энергично. Уже с момента такого рукопожатия клиент может, восприняв потоки энергии, тоже стать настроенным более позитивно.

С момента начала разговора необходимо первому представиться, и спросить, как зовут клиента, и по возможности, но не слишком часто называть клиента по имени. Когда люди в общении слышат свое имя, у них включается механизм эгоцентричности, человек думает, что к нему относятся с уважением и пониманием.

Агент должен наблюдать за тем, чтобы он физически находился с клиентом почти на одном уровне, был совсем немного выше его. Поэтому, например, в офисе агент может подкорректировать высоту кресла, чтобы быть чуть выше.

Эти особенности имеют значение, поскольку находясь как бы на равных, клиент чувствует, что агент такой же человек, как и он, но если он еще чуточку выше, то имеет уже больше влияния.

Также агент должен следить, чтобы между ним и человеком была соблюдена дистанция, которая оставляет человеку его личностное пространство, она составляет примерно 1м.

В ходе разговора сотрудник должен проявлять заинтересованность собеседником, расспрашивать о его пожеланиях и быть учтивым, говорить вежливые фразы («пожалуйста», «спасибо», «не за что»).

Главное, не перестараться с вежливостью, чересчур много любезностей могут также негативно сказаться на реакции потребителя. Он может посчитать, что ему льстят и воспримет это, как ловушку, подумает, что его хотят обмануть и заманить, в таком случае ситуацию уже не исправить и его не вернуть.

Поэтому лучше сконцентрироваться не на личности клиента, а на плюсах компании, ее преимуществах. А с клиентом вести себя открыто и доброжелательно. Очень важно не перейти границу навязчивости.

Все предложения, которые выдвигаются агентом, должны звучать легко и непринужденно, нельзя сразу давить на человека или требовать от него немедленного решения. Нужно дать ему время обдумать предложение.

Также нужно вселить в клиента веру в то, что он уникален тем, что он очень желанный клиент и от него зависит судьба компании. Тогда человек поддается на такую манипуляцию и приобретает продукцию или услуги.

Если менеджер владеет основами психологии в общении с клиентами, то он значительно улучшит коммуникацию с потребителями и достигнет большей прибыли по продажам.

Правила общения с клиентами

В процессе общения с клиентом, агент-менеджер должен руководствоваться правилами, которые способствуют эффективному результату.

Общение менеджера с клиентом должно ориентироваться на личность клиента. Для этого менеджеру необходимо активно слушать, выслушать все требования и пожелания.

Рассказать о качестве товаров или услуг все, что клиент хочет услышать, ответить на все интересующие его вопросы, спрашивать о личных предпочтениях. Не настаивать на приобретении товара сейчас же, дать время собраться с мыслями.

Продавец может только подтолкнуть к позитивному решению, но без навязчивости. Голос должен быть энергичным, но не истеричным, говор не быстрым и не медленным.

Также нужно подстроиться под сленг человека, не говорить заумными словами, чтобы тот не переживал по поводу собственной некомпетентности.

Если не обойтись без каких-то научных специфических понятий или определений, нужно объяснить их, чтобы не было недоразумений.

Главное, перечислить все положительные качества, которыми владеет продукт и не тратить драгоценное время на пояснение разных терминов, если этого не желает сам человек.

Общение менеджера с клиентом должно носить деловой характер, по крайней мере, в рамках деловых отношений, чтобы соблюдалась ценность товара. Нужно быть серьезным по поводу всех дел, касательных товаров.

Но не нужно строить из себя слишком делового человека, разговаривая все время по телефону в присутствии клиента или отвлекаться на другие дела, когда он рядом и ждет. Нужно всегда приходить на встречи вовремя, отвечать на сообщения и звонки.

Только при уважительном отношении можно увидеть в ответ такое же отношение. Особенно важным это является для продавца, представляющим компанию.

Агент всегда должен быть безупречным во всем своем образе. Он должен всегда, когда дело, связанное с работой, выглядеть презентабельно, держать осанку, разговаривать красивой речью, завораживать своими манерами, быть уверенным в себе настолько, чтобы покупатели ассоциировали этого сотрудника с предлагаемым продуктом, соответственно таким же безукоризненным.

Следуя своему идеальному образу при первой встрече, продавец должен оставаться таким же и далее и в своем будущем поведении должен относиться с не меньшой вежливостью, особенно, когда речь идет о долгосрочных связях. Если в покупателя возникают какие-то вопросы, продавец всегда должен быть готов на них ответить. Если возникли изменения в условиях договора, то клиент должен быть поставлен в известность сразу же.

Правило, что клиент всегда прав не является эталоном, поэтому от него можно отходить.

Когда человек является профессиональным манипулятором и действует, преследуя личные цели, требуя, например, возврата денег за услуги, заявив, что они некачественные, но сам при этом долго ими пользовался.

Такого рода клиент является опасностью для компании и может нанести ущерб ее репутации, поэтому необходимо по возможности устранить все контакты с ним.

От того, насколько правильное общение с клиентами, будет определяться успешность компании. Если будут соблюдены все правила, тогда гарантировано сотрудничество, привлечение новых клиентов через уже имеющихся и за счет этого повышение репутации компании.

Этика общения с клиентами

Каждому человеку приятно, когда с ним в разговоре обходятся уважительно и корректно. Даже в общении между близкими людьми должна быть учтивость.

Этика делового общения есть хорошим способом для продуктивного общения с близкими, коллегами. Особенно она важна в трудовой деятельности. Когда человек обращается с уважением, соответственно он получит в ответ такое же отношение.

Если продавец приветливо приветствует клиента, он, таким образом, настраивает клиента положительно к себе, как к лицу фирмы, и, увидев, что есть контакт, начинает рассказывать о товаре, отвечая на все вопросы клиента, расспрашивая о его пожеланиях и демонстрируя товар и это отличная техника общения с клиентом.

После такого обслуживания, клиент остается довольным и у него остается приятное впечатление о фирме.

Вежливость является самым главным компонентом этики в деловых отношениях. Она должна проявляться в манере поведения, голосе, поступках и обращению по отношению к клиенту. Когда он видит, что с ним ведут себя вежливо, то обращает свое внимание на компанию, думая о том, какие хорошие и вежливые люди в ней работают, а значит, и компания тоже хорошая.

Проявлять уважение к собеседнику нужно через тон голоса, интонацию, активное слушание. Во время разговора нельзя отвлекаться на другие дела и объекты, важно полностью прибывать в разговоре, вникая в слова клиента, в то, что его интересует, отвечать на все вопросы.

Нужно поставить себя на место потребителя, чтобы понять, как разговаривать с ним так, чтобы он понял всю информацию и остался доволен ответом. Агенту нужно разговаривать и вести себя так, как он хотел бы, чтобы ему в таком же духе ответил клиент, то есть с радостью пристал на его предложение.

Запрещается повышать голос на клиента, даже если он что-то переспрашивает десятый раз, или через него, продавец, забегался, пока искал то, что необходимо и через это разозлился.

Покупателя может оскорбить повышенный тон голоса продавца.

Бывают клиенты, которые намеренно выводят продавца из себя, чтобы потешиться его злостью, если поняли что имеется дело с таким покупателем, его нужно просто игнорировать.

Также нельзя перебивать собеседника, пререкаться с ним, прерывать разговор и оставить его незаконченным. Необходимо в нужный момент закрыть рот, сохранять тишину и выслушать собеседника. Также задав вопрос, замолчать, пока не прозвучит ответ целиком, пока человек не выскажется.

Не все сотрудники компаний всегда умеют так учтиво вести себя с людьми, особенно если им вообще не свойственно такое обходительное поведение. Поэтому для общения с клиентами выбирают исключительно подходящего под кандидатуру агента, который может вежливо общаться.

А со всеми остальными сотрудниками должны проводиться тренинги по развитию у себя способностей к эффективной коммуникации и учению деловой этике. Все сотрудники должны понимать, что их культура общения с клиентами основным образом влияет на доходы компании.

Люди любят, когда их слушают, взамен на такое уважительное отношение они становятся постоянными потребителями.

Умение слушать – это главная техника общения с клиентом, приносящая капитал в кампанию.

Правильное общение с клиентами предполагает, что все внимание в разговоре должно уделяться им, концентрироваться на их потребностях. Необходимо давать человеку понимание того, что его слушают. Покупатель понимает, что его слушают по таким реакциям продавца: киванием головы, поддакиванием, позой, выражением лица, взглядом, ремаркой, проявляя тем самым тактичность и включенность в разговор.

Когда человек ведет себя невоспитанно, кричит, ругается или угрожает, культура общения с клиентами не допускает отвечать в такой же форме, хоть как бы ни хотелось, это рискованно увольнением.

Сотрудник компании всегда должен быть выше грубостей, он обязан соблюдать этику делового общения даже с неадекватным клиентом.

Просто, в таком случае, необходимо соблюдать спокойствие и позвать службу охраны.

Стандарты общения с клиентами также определяют, что сотрудники обязаны уделить всем людям одинаковое внимание и обслуживание, при этом внешний вид человека не должен становиться преградой; запоминать имена клиентов и относиться к ним с уважением во все время общения с ними; помнить, что клиент всегда должен остаться доволен продуктом и услугами, а если что-то пошло не так, необходимо сразу это выяснить и исправить; быть всегда на связи; полностью проинформировать человека об услуге и ее предназначении; приветливо отвечать на телефонные звонки и воспринимать собеседника так же вежливо, как будто в живую; ориентироваться на человека; соблюдать этику делового общения.

Стандарты общения с клиентами – это те постулаты, придерживаясь которых компания, предоставляющая товары и услуги, достигает успехов в своей деятельности. Если в компании работает слаженная команда квалифицированных специалистов, вежливых в общении и ориентированных на клиента, то такая компания способна достигнуть больших успехов.

Автор: Практический психолог Ведмеш Н.А.

Спикер Медико-психологического центра «ПсихоМед»

Источник: https://psihomed.com/obshhenie-s-klientami/

Этика деловых телефонных переговоров » ДеньгоДел

Этика телефонного разговора – многое ли вы знаете о ней? Преуменьшать её значимость в деловом общении никак нельзя. То, как вы будете говорить по телефону с партнером, клиентом или любым другим лицом, с которым вы общаетесь по бизнесу, будет напрямую влиять на исход вашей беседы.

Ни один современный человек не может представить свою жизнь без средств связи и коммуникации. Телефон стал неотъемлемой частью нашей жизни, а в бизнесе телефонные разговоры играют особую роль. Очень многим телефон помогает зарабатывать огромные деньги.

Несмотря на то, что основное средство эффективных продаж и переговоров – это, конечно, прямые встречи с потенциальными покупателями и личные беседы, а разговоры по телефону являются лишь дополнительным, они также очень многое значат в успешном исходе сделки.

Если во время деловой телефонной беседы вы будете разговаривать так же, как бы вы просто болтали со своим другом – то к этике телефонного делового общения это не будет иметь никакого отношения. Деловой телефонный разговор имеет свои особенности и правила, которые обязательно нужно учитывать.

Основные правила ведения телефонных переговоров

Итак, чтобы ваш собеседник чувствовал предельный комфорт во время переговоров с вами по телефону, вы должны выражаться максимально кратко, а ваша речь должна быть структурированной и доходчивой.

Приветствуйте лаконично

Любой деловой разговор предполагает, что время, на него затраченное, будет настолько минимальным, насколько это возможно.

Деловой человек, который постоянно занят своими делами, не будет тратить много времени на лишнюю болтовню.

Поэтому, вы должны сразу же показать своему собеседнику, что ему не придется тратить много времени на разговор с вами. В обратном случае вы, скорее всего, получите отторжение.

Если вы начнете разговор со слов «Здравствуйте, как ваши дела?», «Добрый день! Как ваше настроение?» или тому подобное, ваш собеседник сразу же поймет, что разговор предстоит быть долгим.

Лучше начать с краткого приветствия и сразу же обозначить цель предстоящего разговора. Например, «Здравствуйте! С вами говорит руководитель производственного отдела компании ***.

Мне необходимо получить некоторую информацию (или наша фирма хочет предложить вам взаимовыгодное сотрудничество). У вас есть несколько минут?».

Когда вы выясняете, свободен ли сейчас собеседник для разговора с вами, можно использовать и другие формулировки, например, «Сможете уделить мне некоторое время?» или «Вы сейчас свободны для разговора со мной?». Но не стоит задавать вопрос «Вы заняты?», скорее всего, собеседник ответит вам «Да», и дальнейшего разговора не состоится.

Фразы «Вас беспокоит…» или «Вас тревожит…» тоже находятся под запретом, так как собеседник, услышав их, невольно начнет испытывать некий дискомфорт и воспринимать всю дальнейшую беседу именно в форме беспокойства.

Назовите своё имя и фирму, где вы работаете

Ваш собеседник должен знать, с кем разговаривает. После приветствия назовите своё имя (некоторые формы беседы предполагают озвучивания имени и фамилии, в некоторых случаях достаточно только имени). Если вы звоните от имени вашей компании, то озвучьте и название компании, а также вашу должность в ней.

Периодически называйте имя своего собеседника

Как известно, самый приятный звук для каждого человека – это звук его имени. Поэтому ваш собеседник станет к вам более расположенным и лояльным, если вы в течение разговора время от времени будете обращаться к нему по имени.

Заранее продумайте, о чем будете говорить

Чтобы ваша речь не была скомканной и небрежной, вы должны заранее продумать её. Если разговор очень важный, вы можете даже предварительно записать на листке бумаги основные тезисы, которыми будете оперировать во время беседы, и несколько раз просмотрите их перед звонком.

Однако, ни в коем случае не читайте с бумажки текст во время разговора. Интонации голоса человека, который читает текст, и который просто говорит его «из головы», очень различаются. Когда вы читаете, ваша речь становится более «механической» и безэмоцинальной. Это никогда не окажет позитивного влияния на ход беседы.

Читайте также:  Исламская религия - в помощь студенту

Старайтесь избегать различных междометий и произношения «ммм…», «эээ…» и так далее. Если вам нужно несколько секунд, чтобы быстро обдумать ответ на только что заданный вопрос, лучше просто сделайте паузу. Если же вам нужно больше времени, то так и сообщите об этом собеседнику.

С готовностью реагируйте на вопросы и замечания собеседника

Если во время вашего монолога, собеседник начинает вставлять уточняющие вопросы, замечания или просьбы пояснить подробнее – значит, вы на верном пути к успешному исходу разговора. Это значит, что собеседник заинтересовался тем, что вы ему предлагаете. Теперь ваша задача состоит в том, чтобы предельно понятно отвечать на все вопросы и комментировать замечания.

Ни в коем случае не игнорируйте ни одного вопроса либо замечания. Это будет воспринято как неуважение с вашей стороны, и естественно, такие переговоры не приведут к тому, чего вы от них ждете.

Не отвлекайтесь во время разговора

Уважайте своего собеседника, и не переносите своё внимание на что-либо другое во время переговоров. Недопустимо, разговаривая по телефону, попутно отвечать на вопрос человека, который находится рядом с вами либо самому что-то спрашивать.

Если произошло что-то, что никак не может подождать до окончания вашего разговора, то обязательно поинтересуйтесь у собеседника, можете ли вы прерваться на определенное время, и закончить разговор чуть позже. Получив согласие, спросите, в какое время можно будет перезвонить и продолжить разговор.

То же самое касается и параллельных звонков с других линий. Прерывайте текущий разговор только в случае крайней необходимости, извиняйтесь и пообещайте, что перезвоните через несколько минут. Также во время разговора категорически запрещено пить, есть или курить. Все эти действия будут отчетливо слышны вашему собеседнику и вызовут недовольство с его стороны.

Этика телефонных переговоров - в помощь студенту

Старайтесь как можно меньше переспрашивать

Если во время переговоров, ваш собеседник сообщает вам определенную информацию – имена, адреса, телефоны, цены и так далее, старайтесь сразу же всё записывать. Поэтому перед звонком вооружитесь ручкой и блокнотом и держите их наготове.

Не нужно надеяться на свою память и пытаться запомнить всё сразу. В этом случае, скорее всего, в конце разговора вам придется переспросить кое-какие данные заново, что вызовет раздражение у человека на том конце провода.

Завершайте разговор коротко и вежливо

Вне зависимости от того, достигли ли вы желаемой цели разговора, заканчивайте его всегда вежливо. Обязательно поблагодарите собеседника за уделенное вам время и предоставленную информацию и попрощайтесь.

Если в дальнейшем планируется встреча с глазу на глаз, то обозначьте время и место и скажите, что будете рады побеседовать лично.

Когда вы достигли цели разговора, будет неуместно продолжать его дальше на отвлеченные темы.

Как избежать неловких ситуаций во время телефонного разговора

Чтобы не чувствовать себя неудобно и неприятно, никогда:

1. Не звоните человеку слишком рано или слишком поздно. Рамки этого «слишком» могут быть несколько разными, в зависимости от обстоятельств.

Несмотря на то, что общий этикет телефонных разговоров позволяет совершать звонки начиная с 8 утра и заканчивая 11 вечера, деловые звонки лучше всего осуществлять только в рабочее время, то есть, примерно до 5-6 часов вечера. Старайтесь не звонить в выходные и праздничные дни.

2. Не звоните человеку на те номера, которые он не давал вам лично или не размещал их где-либо на всеобщий доступ. Звонить на домашний номер тоже можно лишь в том случае, если вы лично получили разрешение от его владельца звонить ему домой.

3. Не говорите слишком громко или слишком тихо. Выберите оптимальную громкость вашей речи и придерживайтесь её на протяжении всего разговора.

4. Не включайте громкую связь без предупреждения. Если по каким-либо причинам вам необходимо это сделать, обязательно сообщите об этом собеседнику. То же самое касается и записи разговора на диктофон.

Источник: https://dengodel.com/psychology/159-delovaya-etika-telefonnyh-peregovorov.html

Этика делового телефонного разговора

Сегодня телефонное общение позволяет сэкономить массу времени любого человека, особенно в процессе трудовой деятельности, поэтому значимость телефона в деловой жизни достаточно велика.

Особую роль в сотрудничестве в разных сферах деятельности играет этика делового телефонного разговора. Она позволяет оценить уровень представителя какой-либо организации и стать инструментом успеха и развития компании.

Именно поэтому администрации многих организаций обучают своих сотрудников искусству грамотного телефонного разговора.

  1. Человек, который представляет компанию, должен снять трубку телефона после первого, максимум, второго гудка. Долгое ожидание создает у человека на другом конце линии впечатление, что в компании недостаточно заинтересованы в клиентах и партнерах. Соответственно, не следует иметь с этой организацией дело.
  2. Как только сотрудник взял трубку телефона, он должен поприветствовать звонящего по корпоративному стандарту. Например: «Добрый день, вас приветствует Наталья, компания “Инфо”». Если компания большая, сотрудник обязан назвать отдел, в котором работает. Если звонок принимает руководитель компании, достаточно назвать свою фамилию и выслушать звонящего.
  3. Не рекомендуется при ответе на определенный вопрос категорично отвечать «нет». Следует корректно дать понять, что у вас нет услуги/товара, которым интересуется звонящий. Стоит спросить, может ли компания чем-то компенсировать этот недостаток.
  4. Если звонящему нужен ваш коллега, которого на данный момент нет на рабочем месте, не следует резко отвечать «Его нет!» и тут же прерывать разговор. Необходимо сказать, что в данный момент этого сотрудника нет, но он будет, к примеру, во второй половине дня, и предложить свою помощь в интересующем вопросе.
  5. Если работникам офиса позвонили в обеденный перерыв, необходимо поприветствовать звонящего и проинформировать его, что сейчас никто не может его обслужить, поскольку у вас перерыв. Нужно попросить позвонить немного позже. Однако в некоторых крупных и серьезных компаниях сотрудники обязаны и в свой законный перерыв на обед отвечать на звонки и обслуживать клиентов в штатном режиме, так как это поведение полностью соответствует коммерческим принципам, и деловое общение по телефону должно быть на высоком уровне.
  6. Нельзя отвечать на телефонный звонок следующей фразой: «Мы заняты! Перезвоните позже». Необходимо объяснить конкретную причину данной просьбы: «Извините, для решения вашего вопроса нужно проконсультироваться с руководителем отдела, а он в настоящий момент занимается другим вопросом. Перезвоните, пожалуйста, в три часа».

Если звонящему нужен ваш коллега, которого на данный момент нет на рабочем месте, не следует резко отвечать «Его нет!» и тут же прерывать разговор.

Деловая коммуникация будет более эффективной, если при разговоре использовать следующие словосочетания:

  • «Чем я могу быть Вам полезен?»
  • В том случае, если разговор затягивается на долгое время, следует спросить: «Есть ли у Вас еще 20-30 минут для разговора?»
  • «Будьте так любезны!»
  • «Мы рады Вам помочь!»
  • «Обращайтесь в любое время».
  • «Было приятно с Вами побеседовать».
  • «Всегда готовы ответить на ваши вопросы!»

Важно следить за интонацией своего голоса при телефонной беседе. Коммуникация происходит посредством трех основных каналов. Это «язык жестов» (50%), интонации собеседника (40%) и непосредственно сами слова (10%).

В телефонном режиме мы передаем своему собеседнику информацию без «языка жестов», только с помощью интонации и слов. Соответственно, их роль увеличивается, интонации и следует уделять максимум внимания.

Для того чтобы научиться правильно проводить деловую беседу, рекомендовано записывать и прослушивать свои первые телефонные разговоры, после чего анализировать ошибки, менять интонацию, тембр голоса, скорость разговора, пока со стороны не будут видны значительные успехи.

Если в разговоре идет обсуждение нескольких важных вопросов, следует подводить итоги по каждому пункту. Например: «Значит, мы определились с датами?», «Итак, мы согласовали этот вопрос?». Причем очень важно, чтобы финальная фраза была вопросительного характера, призывающей собеседника согласиться с вами либо опровергнуть заключение.

Если в разговоре идет обсуждение нескольких важных вопросов, следует подводить итоги по каждому пункту.

Если осуществляются переговоры делового характера в телефонном режиме, каждый из собеседников-партнеров должен удерживать свой темп речи, который будет уместен и целесообразен для другого. Чтобы это понять, следует уточнить у собеседника, успевает ли он за ходом мыслей, правильно ли он вас понимает и воспринимает.

Очень важным этапом делового разговора по телефону является финал беседы. Для некоторых это достаточно сложный процесс, так как нет визуального контакта с собеседником.

Это следует сделать такой фразой: «Кажется, мы с Вами обсудили все важные вопросы?». Или «Спасибо вам большое за время и внимание, мне кажется, у нас получилась достаточно плодотворная беседа, не так ли?». Или «Ну, что ж, думаю, мы можем подвести финальные итоги на сегодня?».

Не рекомендуется быть инициатором делового телефонного разговора при несоответствующем настроении или атмосфере вокруг. Ведь этикет телефонных разговоров не приемлет плохого настроения в процессе общения с партнерами.

Ваша раздраженность и негатив гарантированно отразятся на тоне, на что собеседник может неверно отреагировать, сделав вывод, что негатив направлен на него.

А это, в свою очередь, увеличивает риск взаимного недопонимания и необъяснимой неприязни.

В заключение

Этика делового общения необходима руководителям и сотрудникам, работа которых заключается в общении с клиентами и партнерами.

Поэтому данному инструменту необходимо обучаться на внутренних мероприятиях, читать соответствующую литературу и смотреть обучающие видео, ведь с помощью правильной коммуникации в деловых кругах можно успешно развиваться и зарабатывать репутацию профессионала. В противном случае можно прослыть некомпетентным сотрудником компании.

Источник: https://zhazhda.biz/base/delovoe-obshhenie-po-telefonu

Особенности телефонных переговоров. Основные правила ведения телефонных переговоров

:

  • Советы по ведению телефонных переговоров
  • Телефонные промахи

Одни люди позволяют себе часами бездумно болтать, тогда как другие с помощью телефона зарабатывают большие деньги. В бизнесе телефон служит вторым по значимости орудием торговли в дополнение к вашему главному средству продажи — вашему языку.

Вряд ли найдется хотя бы один цивилизованный человек, который может представить свою жизнь без телефона. Бесспорно, телефон — незаменимое средство коммуникации, но одни люди позволяют себе часами бездумно болтать, тогда как другие с помощью телефонной связи зарабатывают огромные деньги.

В бизнесе телефон служит вторым по значимости орудием торговли в дополнение к вашему главному средству продажи — вашему языку. Однако было бы большой ошибкой считать, что для успешной продажи вполне достаточно общения с покупателем по телефону. Всегда добивайтесь личной встречи с клиентом. Только тогда вы сможете добиться максимальной эффективности от своих продаж.

  • Правда, существуют моменты, которые существенно усложняют телефонные переговоры: лимит времени и ограниченные возможности восприятия информации только через слуховой канал.
  • В этой связи существуют определенные требования, которые следует выполнять при телефонном разговоре.
  • Предельная лаконичность.
  • Наибольшая структурированность и четкость.
  • Максимальная образность и доходчивость.
  • Выполнение этих условий обеспечит лучшее усвоение информации собеседником, а значит, и увеличит эффективность телефонных переговоров.

Советы по ведению телефонных переговоров

Итак, вы подняли трубку, набрали нужный номер и услышали знакомые длинные гудки. Вот-вот вам ответят. Как же вести себя дальше?

Говорите кратко. Экономьте время на фазе установления контакта. Есть различные варианты начала. Предпочтительно начинать разговор примерно с таких фраз: «Добрый день. Говорит менеджер по рекламе. Мне нужно получить некоторые сведения. У вас есть для меня свободная минута?»

Фраза «Добрый день, как ваши дела?» — это приглашение к долгому разговору. Вопрос «Вы заняты?» предполагает утвердительный ответ. Кроме того, вам могут ответить вежливо, но неискренне. Старайтесь сформулировать свои вопросы таким образом, чтобы они утверждали готовность собеседника говорить с вами.

  1. «У вас есть возможность выслушать меня?»
  2. «Вы можете уделить мне некоторое время?»
  3. «Вы свободны сейчас?»

Обязательно представьтесь. Кратко объясните причину своего звонка и только после этого переходите к частностям.

Изредка называйте собеседника по имени. Человеку приятно слышать свое имя. Это подсознательно способствует взаимопониманию. Старайтесь подстроиться под темп речи собеседника.

Дайте ему понять, что вы его внимательно слушаете. Не молчите. Время от времени вставляйте в разговор слова типа: «понятно», «да», «совершенно верно». Повторяйте фразы собеседника своими словами.

Просите подробнее объяснить то, чего вы не поняли.

Говорите деловито, но не сухо. Не старайтесь выпалить всю информацию за несколько десятков секунд. Так собеседник ничего не поймет. Четко произносите слова. Не читайте свою речь по бумажке.

Вы обязаны продумать линию своего разговора и сделать соответствующие записи, но не стоит дословно составлять текст. Говорите непосредственно в микрофон. Избегайте в своей речи слов-паразитов. Не нужно запинаться и постоянно произносить «э-э-э», «м-м-м».

Это раздражает собеседника и портит впечатление от разговора. Лучше просто сделать паузу.

Держите инициативу в своих руках. При использовании телефона вы не в состоянии применить никаких наглядных пособий, поэтому особое внимание вам следует уделить образности своей речи. Старайтесь сразу же заинтересовать клиента и держите инициативу в своих руках в течение всего разговора.

Превращайте желания клиента в заказы. Внимательно относитесь к вопросам, которые задает клиент. Именно они говорят о том, что особенно важно для собеседника. Если потенциальный покупатель задает вопрос, то, скорее всего, он серьезно настроен на покупку.

Напомните о себе. Обязательно перезванивайте клиентам, которые не смогли вам дозвониться. Если человека, с которым вы хотите связаться, нет на месте, обязательно просите передать ему, что вы звонили. Может быть, ответного звонка и не последует, но ваше имя уже будет «на слуху».

Старайтесь не прерывать разговор. Если же по другой линии поступил важный звонок, вежливо поинтересуйтесь, можно ли вам прерваться, и заверьте своего собеседника в том, что вы ему обязательно перезвоните. В течение телефонной беседы не отвлекайтесь на разговоры с другими людьми.

Собирайте информацию. Во время переговоров по телефону записывайте все важные подробности: имена, адреса, цифры и т. д. Эта информация может в дальнейшем очень пригодиться.

При необходимости фиксируйте беседу. Спросите согласие собеседника на подключение параллельного аппарата или на то, чтобы записать разговор на магнитофон.

При необходимости выскажите просьбу дать письменное подтверждение телефонных переговоров или пообещайте сами представить такое подтверждение.

Как вариант, свидетельством переговоров может служить копия записи вашей беседы.

Фиксируйте продолжительность разговора. Следите по часам за продолжительностью платных разговоров. Особенно это касается звонков за рубеж. Будьте предельно кратки. Ответственно относитесь к расходам фирмы на телефонную связь.

Итоги беседы. В конце разговора коротко подведите его итоги. Заканчивайте беседу сразу, как только вам удастся достичь ее цели. Один из возможных вариантов таков: «Большое спасибо. Думаю, этого достаточно. Надеюсь в скором времени вас увидеть».

Если вы будете следовать данным советам и научитесь извлекать уроки из собственных ошибок, то процент ваших удачных звонков значительно увеличится. И это, без сомнения, благоприятно отразится на результатах работы.

Телефонные промахи

При ведении телефонных переговоров старайтесь избегать распространенных ошибок.

Нет четкой цели разговора. В этой связи возникает проблема. Если вам не ясна цель звонка, то каким же образом вы собираетесь донести ее до сознания собеседника?

Импровизация во время разговора. Нет необходимой осведомленности. Не проработаны необходимые материалы. В этом случае вы можете потратить время впустую, не добившись никакого результата.

Звонок в неблагоприятное время. Вы просто не застанете собеседника на месте, или у него не будет возможности вас выслушать.

Длительные поиски номера клиента, дефекты организации работы. В случае вашего несерьезного отношения к учету информации будет страдать все дело.

Заранее не продумывается линия разговора. Не записываются ключевые слова, не готовятся вопросы, которые требуется задать собеседнику, — все это ведет к хаотичности и разбросанности вашей речи в ходе беседы.

В начале разговора собеседнику не объясняется цель звонка. Результатом этого может быть отсутствие должного внимания со стороны собеседника или даже раздражение.

Доминирование монолога в процессе беседы. Неумение задавать нужные вопросы и слушать партнера негативно влияет на ход беседы. Если вы научились хорошо и много говорить, слушая только себя, то грош цена всем вашим стараниям. И еще одно замечание. Слушать — не значит слышать.

Не ведется запись информации, полученной в ходе беседы. Потеря информации — потеря денег.

Не подводятся итоги разговора. Договоренности носят неконкретный характер. Если вы не умеете четко проводить свою линию и добиваться от партнера желаемых результатов, то вам не будет оказано должного уважения и вы вряд ли сможете рассчитывать на равноправное сотрудничество.

Неумение вовремя закончить разговор. Боязнь обидеть партнера при затянувшейся беседе, мягкотелость и отсутствие необходимой решительности могут привести к тому, что клиент попросту начнет манипулировать вами.

  • Дмитрий Александрович Малашонок предприниматель с многолетним опытом ведения переговоров, личных продаж и проведения лидерских тренингов
  • Elitarium.Ru

Источник: https://www.7ya.ru/article/Osobennosti-telefonnyh-peregovorov/

Этика телефонных переговоров

Как некоторые люди уже знают, но не до конца осознают, что сотрудник компании, отвечающий на телефонные звонки, — один из наиболее важных служащих.

Можете ли вы представить себе работу без телефона? Можете ли вы представить себе жизнь без телефона?

Из всего многообразия технических средств телефон остается наиболее широко используемым видом связи с внешним миром. С появлением все более сложных устройств, таких, как пейджеры, голосовая почта и автомобильные телефоны, возник совершенно новый телефонный этикет. Этот урок позволит вам познакомиться с новейшим этикетом в области средств связи.

Как вы отвечаете по телефону?

Многие люди отвечают на телефонные звонки бессистемно. Некоторые называют себя по имени, некоторые (особенно бывшие военные) по фамилии, другие и по имени и по фамилии сразу. А некоторые не затрудняют себя — они не представляются. Вы даже можете услышать время от времени звуки: «Ну!» или «А!» от представителей нынешнего моторизованного поколения.

Обучаясь искусству правильно отвечать по телефону, следует помнить, что слова, которые вы выбираете для разговора, определяют тональность дальнейшей беседы. Итак, верно выбранные вами слова помогут вам правильно начать разговор.

Как отвечать на звонки, поступающие в фирму

Как некоторые люди уже знают, но не до конца осознают, что сотрудник компании, отвечающий на телефонные звонки, — один из наиболее важных служащих. Почему? Да потому, что он (она) — как бы «привратник» для каждого звонка, поступающего на ваш коммутатор.

Читайте также:  Акция и ее виды - в помощь студенту

Что ваш секретарь говорит и как он (она) это делает, формирует впечатление о вашей фирме у заказчиков и клиентов, у потенциальных заказчиков и клиентов, поставщиков — практически у любого человека, который по какой-либо причине набрал номер вашего телефона.

По этой причине следует телефонный разговор начинать с приветствия: «Добрый день» или «Доброе утро». Затем должно следовать название компании и хорошо бы также имя человека, который отвечает по телефону. Например: «Доброе утро! Служба по работе с клиентами. Меня зовут Мария»

Отвечайте обстоятельно, но коротко. Избегайте монотонного перечисления. Звонящие, особенно издалека, терпеть не могут продолжительного приветствия

Если вы служащий фирмы, для вас существует единственный способ отвечать на поступающие звонки следовать правилам, установленным в фирме.Если вас никогда не просили отвечать на телефонные звонки в определенной манере, то сейчас пришло время познакомиться, как это делать.

В большом рабочем помещении офиса особенно важна согласованность действий. Поэтому то, что вы говорите, когда отвечаете на телефонный звонок, должно соответствовать той форме, в какой это делают другие сотрудники, отвечающие по телефону. Работая в одном стиле, вы и ваши коллеги продемонстрируете, что вы — единая команда, что вы профессионалы.

Когда звоните вы

Телефонный этикет требует, чтобы вы называли себя и в том случае, если вы звоните сами.»Добрый день, это звонит Мэри Смит из «Вайс Графике».

Мистер Джонс на месте?»Это освободит секретаря или человека, который отвечает на звонки, от обременительной обязанности спрашивать: «Как я скажу, кто звонит?»Когда вам ответит м-р Джонс, не вступайте немедленно в беседу.

Проявите любезность и спросите, есть ли у него время для разговора. М-р Джонс оценит, что вы считаетесь с его временем.

И наконец, несколько слов об ошибочных звонках. Каждый иногда случайно набирал неправильный номер. Если такое случается с вами, тот не вешайте трубку без извинения

«Извините, я, видимо, ошибся номером». Конечно, если вам неправильно позвонили, то и вы должны всегда проявлять любезность к человеку, который ошибся номером. Не заставляйте позвонившего еще больше смущаться, показывая ему или ей свое раздражение тем, что вас оторвали от дела.

Когда следует перезванивать

Если вас нет на месте и вы, естественно, не можете ответить на телефонный звонок, то вам следует как можно скорее перезвонить звонившему вам человеку. Для некоторых это означает через 10 минут, для других — через два дня. Перезванивайте каждому человеку или поручите это делать штатному сотруднику. Оперативные ответные звонки могут принести большие дивиденды.

Добивайтесь от других, чтобы они перезванивали вам быстроКогда вы звоните человеку, который по какой-то причине не может ответить на ваш звонок, объясните, когда и где вас можно застать. Чем подробнее вы все объясните, тем большим профессионалом вы будете выглядеть в глазах своих коллег.Если вы звоните по междугородней связи, то обязательно скажите об этом.

Тогда на ваш звонок ответят с большей готовностью.

Улыбайтесь, когда отвечаете по телефону

Как победить в телефонной игре в догонялки

Одна из наиболее распространенных игр в нашей повседневной культуре — игра в телефонные салочки может серьезно нарушать ваши планы. Исследования показали, что ваши шансы дозвониться до нужного человека с первой попытки составляют примерно 1 из 6.

Полученные данные также свидетельствуют о том, что вы могли бы потерять более двух лет вашей жизни, играя в телефонные догонялки. Вот несколько советов из области этикета, которые помогут вам сэкономить время при пользовании телефоном.

— Когда вы разговариваете с человеком, с которым вам необходимо будет продолжить разговор, то договоритесь о точном времени следующего звонка.- Если человека, которому вы звоните, нет на месте, то объясните причину, по которой вы звоните. Будьте конкретны.

Может быть, кто-то другой сможет вам помочь.- Будьте вежливы с административным персоналом. Спросите, когда лучше позвонить снова.

— Когда ваши телефонные звонки устойчиво не дают никаких результатов, поищите альтернативную связь. Отправьте человеку записку или свяжитесь с ним по факсу.

Советы о том, как разговаривать по телефону

Точно так же, как вы готовитесь к встрече один на один, следовало бы готовиться и к телефонным разговорам, в результате которых вы надеетесь получить нужную информацию.

Вот три совета, которые помогут вам продемонстрировать умение разговаривать по телефону. Прежде чем ответить на телефонный звонок, отложите в сторону другую работу.Улыбайтесь, когда отвечаете по телефону.

Даже если он (она) не может видеть вашу улыбку, звонящий вам человек почувствует, что вы искренне интересуетесь его звонком.

Не прерывайте человека, который говорит с вами. Надежным средством удержать себя от того, чтобы не прерывать другого, является правило, о котором мы говорили раньше, — выдержать паузу. Просто сделайте паузу или сосчитайте до двух после того, как человек закончит говорить.

Ожидание

Встречали ли вы когда-нибудь человека, которому нравилось бы, когда его заставляют ждать? К сожалению, бывают моменты, когда необходимо воспользоваться этим приевшимся приемом.

Если вы должны кого-то попросить подождать у телефона, то сначала убедитесь в том, что вы делаете это в интересах дела. Например, что вам нужно время для того, чтобы достать досье звонящего человека или ответить по другому телефону.

Спросите человека о том, подождет ли он или она, и дождитесь ответа, не предполагая заранее услышать «да».

  • Каков предел такого ожидания?
  • Источник: norca.ru

Как долго вы можете заставить человека ждать, не совершив принципиальной ошибки? Обычно не дольше 30—60 секунд. Пока вы достаете досье или отвечаете на другой звонок, 30—60 секунд для вас пролетают быстро. Но когда звонящий человек не слышит ничего или же слышит радиопередачу или рекламу фирмы, время ожидания может показаться вечностью. Учитывайте это.

Источник: https://rb7.ru/business/magazine/748

Профессиональная этика и служебный этикет

Деловые переговоры можно определить как обмен мнениями с целью достижения взаимоприемлемого соглашения. К переговорам как явлению деловой жизни следует относить не только определенным образом согласованные и организованные контакты заинтересованных сторон, но встречу, беседу, разговор по телефону (телефонные переговоры).

К переговорам обычно приступают, когда имеется обоюдное желание найти взаимовыгодное решение проблемы, поддерживать деловые контакты и дружественные отношения, когда отсутствует ясная и четкая регламентация для решения возникших проблем, когда по тем или иным причинам правовое решение не представляется возможным, когда стороны осознают, что любые односторонние действия становятся неприемлемыми или невозможными.

Деловые переговоры — это не только сфера расширения бизнеса, но и важнейшая часть PR-деятельности организации, формирующая и эффективно поддерживающая ее имидж. Успешное и профессиональное ведение переговоров расширяет положительное информационного поля о фирме, способствует привлечению к ней внимания потенциальных клиентов и партнеров.

Любые переговоры — это процесс осуществления эффективных межличностных коммуникаций, это использование наработанных навыков коммуникативной риторики, с поправкой на характер личности партнера. Важнейшей составной частью переговорного процесса является общение сторон, их эффективная межличностная коммуникация.

Коммуникативная компетентность участников переговоров, таким образом, рассматривается, как умение сохранять вербальную устойчивость и уверенность в любой ситуации, владение техникой межличностной коммуникацией, основу которой составляет теория и практика диалога, искусство ведения беседы, владение аргументацией в бизнесе.

Как правильно проводить переговоры

Переговоры — один из основных моментов в любой работе, поэтому искусство их ведения — одно из важнейших умений современного человека.

Успешность практически любой деятельности сегодня напрямую зависит от способности договориться не только с партнерами и клиентами, но и с коллегами и даже начальством.

По мнению специалистов, искусству вести переговоры вполне может научиться любой человек. Нужно только соблюдать ряд правил и использовать соответствующие приемы:

Правило №1. Сформулируйте реальную и достижимую цель

Перед тем, как вступать в переговоры, ответьте на вопросы, почему и зачем вы это делаете. Вопрос «почему» подразумевает причину, а вопрос «зачем» — цель переговоров.

Причины — это события или обстоятельства, которые приводят вас к убеждению, что без переговоров не обойтись. А цель переговоров — получить определенный результат, который и нужно предварительно сформулировать.

Помните: чем конкретнее поставленная цель, тем больше шансов, что она будет реализована.

Правило №2. Определите минимум и максимум

Еще до переговоров необходимо определить минимум и максимум того, к чему стремитесь, то есть, поставить задачу-минимум и задачу-максимум.

Например, минимум — не испортить отношения и договориться о встречу в ближайшем будущем, а максимум — подписать договор.

Специалисты говорят, что очень часто срывы переговоров происходят из-за того, что люди дают себе установку только на максимум. Поэтому всегда иметь в виду и минимум, но ниже него, конечно же, тоже не стоит «опускаться».

Правило №3. Хорошо подготовьтесь

Во-первых, важна психологическая подготовка, то есть  настрой. Самое главное здесь — не относиться к переговорам как к соревнованию. Не стоит считать, что в результате кто-то выиграет, а кто-то проиграет. Выигрыш всегда может быть обоюдным — именно на это и надо настраиваться.

Во-вторых, не стоит забывать про информационную подготовку — это набор аргументов, данных, которые могут пригодиться для переговоров с конкретным партнером. Соберите информацию из всех возможных источников друзья, коллеги, партнеры, Интернет, публикации в СМИ, реклама и т.п.

В-третьих, проведите всесторонний анализ — свои сильные и слабые стороны, возможности, угрозы. Полезно также выявить проблемные места, на которые может указать партнер, заранее подготовить аргументы и пути их решения.

Правило №4. Правильно выбирайте место

Это касается как самого места встречи, так и положения, которое  займете относительно партнера.

Что касается территории, то считается, что принимающая сторона имеет более сильную позицию: раз человек приехал сам, значит, ему это нужно в большей мере.

Однако, встреча на нейтральной территории, например на конференции, имеет свои преимущества — там личностный о контакт устанавливается быстрее, и общение становится неформальным.

Не стоит садиться напротив оппонента, особенно если вас будет разделять стол. По мнению психологов, такая позиция провоцирует подсознательное чувство противостояния. Хорошо, когда во время переговоров вы с партнером находитесь с одной стороны стола. Лучше всего предложить собеседнику сесть сбоку, но не рядом, а на расстоянии вытянутой руки.

Правило №5. Придерживайтесь плана

Самая обобщенная модель переговоров выглядит примерно так: начало контакта, прояснение позиций, изложение своих предложений, обсуждение аргументов и контраргументов, формулирование решения и, наконец, договоренность о дальнейших действиях. Этой схемы и стоит придерживаться.

Очень часто деловые встречи начинаются с маленькой светской беседы — «Как доехали?» и т. д. Хороший тон переговорам задает комплимент, сделанный в начале. После этого обычно переходят к регламенту, затем начинается деловая часть.

Рекомендуется начинать переговоры с наиболее легких вопросов, решение которых оказывает положительное психологическое влияние и демонстрирует возможность достижения договоренностей.

Правило №6. Не затягивайте переговоры

Специалисты определили, что внимание человека начинает притупляться примерно через 45 минут. Если к этому времени результата все нет, лучше прервать беседу на какое-то время или договориться о новой встрече.

Бывает, что люди собрались, а говорить по существу никто не решается и ценное время уходит.

Помните: кто перейдет к делу первым, у того и будет более сильная позиция, потому что он может перехватить инициативу и задать тон переговоров.

Правило №7. Убедитесь, что вас понимают

Необходимо учитывать, что люди запоминают в основном смысл сообщения, а не слова, которыми оно передавалось. И если смысл понят неправильно — то есть, на входе и на выходе имеется совершенно разная информация — это влечет за собой недопонимание и ошибочные выводы.

  • Психологи выделяют ряд условий, необходимых для достижения понимания одного человека другим:
  • -Единство национального языка.
  • -Учет знаний профессионального языка.
  • -Учет уровня интеллекта.
  • -Полнота информации.
  • -Логичность изложения.
  • -Сконцентрированность внимания.
  • Правило №8. Подбирайте нужные аргументы

Люди легче всего соглашаются с тем, что вписывается в их картину мира. Если некий предмет или идея представляет для человека ценность, он будет стремиться к обладанию этим предметом или к защите идеи. Именно поэтому при прочих равных условиях аргумент, затрагивающий личные интересы собеседника, более действен, чем нейтральный.

  1. Психологи говорят, что эффективные аргументы должны:
  2. — соответствовать действительности;
  3. — иметь связь с тезисом;
  4. — затрагивать личный интерес;
  5. -соответствовать индивидуальным ценностям.
  6. Правило №9. Будьте объективны

Не поддавайтесь эмоциям, объективно оценивайте смысл сказанного вашим собеседником. В этом может помочь план оценки аргументации, предложенный специалистами.

  • Итак, в процессе взаимодействия попробуйте понять:
  • — насколько четко сформулировано заключение и определены необходимые термины;
  • -насколько тесно аргументы связаны с выводом;
  • -убедительна ли аргументация, насколько сильны аргументы;
  • -насколько авторитетны для вас те источники, на которые ссылался ваш оппонент;
  • — правильно ли построена логическая цепочка, не смешивается ли рассмотрение различных вопросов;
  • -рассмотрены ли альтернативные точки зрения и контраргументы;
  • -насколько удачны формулировки с точки зрения грамматики и стилистики.
  • Правило №10. Управляйте беседой

Управление беседой — очень важный навык, который «работает» не только на деловом, но и на личностном уровне. Если  умеете перехватывать и удерживать инициативу,  с большей вероятностью достигнете поставленных целей.

Учитесь своевременно отдавать инициативу партнеру, а затем в нужный момент ее брать.

Самый простой способ удерживать инициативу — строить реплики так, чтобы они заканчивались вопросом или чтобы реакцию собеседника можно было спрогнозировать. 

Источник: https://moodle.kstu.ru/mod/book/view.php?id=18062

Этика телефонных переговоров

Эффективность телефонных переговоров

Начало телефонного разговора

Эффективность телефонных переговоров

Благодаря телефонным переговорам существенно экономится время, которое могло бы уйти на личную встречу, а потому переговоры по телефону закономерно популярны в наше время.

Знание сотрудников этикета общения по телефону улучшает имидж компании и работает на создание хорошей репутации. Индивидуальная польза в знании телефонной этики заключается в повышении уровня коммуникации. В перспективе это означает – более быстрое и эффективное налаживание профессиональных и личных контактов.

  • Так как при телефонном разговоре отсутствует возможность видеть основные невербальные реакции человека (взгляд, жесты), то следует более внимательно использовать оставшиеся невербальные сигналы: речевую интонацию, паузы, внешний шум и другие знаки, которые помогут собеседнику определить, насколько уместен телефонный разговор в это конкретное время.
  • Слишком большое количество телефонных бесед снижает результативность работы, так как на них уходит довольно большое количество времени, а потому следует четко регламентировать некоторые аспекты, связанные с деловым общением по телефонной связи:
  • — Внести точное время входящих и исходящих звонков в рабочее расписание
  • — Сообщить это время коллегам и клиентам;
  • — Совершать звонок необходимо точно в отведенное для этого время;
  • — Если вам звонят в неурочное время, нужно вежливо попросить собеседника позвонить в отведенное для звонков время и сообщить его.
  • Чтобы телефонный разговор был максимально эффективным, еще в начале звонка нужно выяснить:
  • Имя и должность собеседника;
  • — С какой целью он звонит;
  • — Насколько важное у него дело;
  • — Когда ему можно перезвонить;
  • — Его номер телефона и адрес, если нужно.

Время для телефонных разговоров следует выбирать исходя из загруженности в течение дня. Кому-то удобно делать звонки ближе к обеду, кому-то – вечером. Важно выбрать время, когда вы сможете спокойно и взвешено провести все запланированные беседы, предварительно подготовившись к ним.

Начало телефонного разговора

Эффективность телефонного общения зависит от начала разговора. Стандартный прием – это приветствие или вежливая просьба пригласить к телефону нужного человека. Затем необходимо сообщить собственное имя, должность, название компании и цель вашего звонка.

Чтобы собеседник не чувствовал себя напряженно, постарайтесь построить разговор без закрытых вопросов (на которые можно ответить да/нет) и дать вашему абоненту возможность говорить, а не слушать.

Слушайте вы и тогда сумеете выделить определяющие потребности собеседника, которые помогут развить беседу и увести ее в то русло, которое интересует вас.

Результат разговора рекомендуется записать, чтобы у вас была базовая информация в случае повторной беседы с этим же абонентом.

  1. Как правильно вести разговор по телефону:
  2. — Снимайте трубку как можно раньше (до 4-го звонка);
  3. — Поприветствуйте того, кто ответил на ваш звонок;
  4. — При соединении с нужным вам человеком обязательно назовите себя и компанию;
  5. — Внимательно слушайте то, что говорит собеседник;
  6. — Сообщите, когда абонент может перезвонить вам, если возникнет необходимость;
  7. — Спросите, когда вы можете перезвонить, если собеседник не может разговаривать;
  8. — Проанализируйте беседу, сделайте вывод и запишите его;
  9. — Запишите имя, фамилию, должность и цель звонка вашего собеседника.
  10. Простые правили ведения телефонных переговоров существенно упорядочивают рабочий процесс и позволяют эффективно общаться с клиентами и коллегами.
  11. Этические особенности использования мобильного телефона
  12. В эпоху электронных гаджетов закономерно появился этикет их использования на рабочем месте.
  13. Так как неожиданные звонки на мобильный могут не только отвлекать от работы, но и мешать другим людям, возник ряд определенных правил по использованию смартфонов:
  14. — Нужно переводить телефон в режим вибрации, если находитесь в рабочем помещении с другими сотрудниками;
  15. — В кинотеатре, театре, музее, на концерте необходимо выключить телефон;
  16. — Если вам позвонили во время встречи, нужно извиниться и быстро ответить, если звонок важный.
  17. — Отходите от собеседников, если совершаете звонки, находясь в компании людей;
  18. — Ни в коем случае не общайтесь по телефону долго и во весь голос, если вы не одни в помещении;
  19. — Когда на ваш звонок ответили, спросите собеседника, удобно ли ему говорить в данный момент;
  20. — Не делайте большое количество телефонных звонков по мобильному, если нет очевидной необходимости.
  21. Звонки в неурочный час всегда отрывают от занятий, а потому следует минимизировать число звонков на мобильный, особенно по не срочным вопросам.

Источник: https://sciterm.ru/spravochnik/etika-telefonnyh-peregovorov/

Ссылка на основную публикацию